効率よく業務効率向上へ移行するには

昨今RPAという機械学習技術を用いて、主にバックオフィスでの単純作業の業務を機械に行ってもらおう！と切り替えを考える企業が多々見受けられます。

「別に人の手でやる仕事じゃなくても……」
といった時間の食う単純作業を自動化することにより、膨大な量の情報の処理を一括で、しかも短時間で行えるメリットがあり注目が集まっているRPA。
便利っちゃ便利だけど「うちみたいな小さな企業じゃ導入費用の方が負担が大きくて採算が取れない……」と悩みなかなかRPA導入が厳しいところもあるのが現状……。

中小企業は大企業のように作業量が必ずしも膨大なわけじゃないこともあり、ツールが高額で費用対効果を感じられないといったところも。

また企業によっては一人で複数の作業を行っていることが多いため、ひとつの作業をRPA化したところでそんなに時間短縮にはなっていない！といった声も！

じゃあ大企業以外はデメリットしかないじゃん！
赤字！導入無理！解散！

……だが待って！
もう少し話を聞いてっっっ！！（汗）

うまくRPAを導入すれば！！ちゃんと！！業務効率化して！！生産性も向上して！！良いことずくめなはずだから！！

働き方が変わり、テレワーク推奨によって猫も子供もいるのに自宅で作業しなければいけない方、ボタン一つで日々の業務が終わったらとても良くないですか？
時間が短縮できた分は他の家事やお仕事に手が回れるようになったら良くなくなくないですか？

そうなったら最高じゃないですか……！
誰も不幸にならない！
猫に邪魔されながらゆる〜くしっかりお仕事したい！
……という方！！

happy endを目指して導入前に、共に移行方法を考えてみましょう！

小さなところから知識をつけてくと優勝できる

【１】スモールスタートから初めてみる

いきなり本格導入はリスクが大きい……？！
失敗に終わる可能性を極力避けるため、まずは小規模な範囲で初めてみてはいかがでしょうか？
試験的に小さな部署でRPAを導入し、効果が見込めるようになり方向性が定まってきてからでも本格導入は遅くはないはずです。
むしろ慎重を期した方が安全に効率良く導入できるでしょう。

「いきなり本格導入しよう！」と息巻いている上司がいたら助走をつけてぶん殴っていいと思います。

比較的安価なRPAもありますので、費用もコストも人数も小さなところから初めてみましょう！

【２】何をRPAに任せるか業務を明確化、細分化

人間が考えてやらなければいけない業務、人の手でなくても良い自動化できそうな単純な入力業務を線引きして、事前に明確にしておきましょう。
また自動化してはならない特殊な業務というのも発生するかと思います。
機械に任せて良い業務というのものを取捨選択しておけば、導入の際スムーズに進めることができるでしょう。

「今受け持ってる業務、全部機械に任せられるものなんて無い！」といった方は、まず一つの業務自体を細分化してみて欲しいです。
最初から最後まで通して必ずしも自分の手でやらなければ回らないものなのかどうか、１から業務内容を見直すことでRPAに任せられる作業が見つかるかもしれません。

【３】運用、保守面のサポート体制を整える

RPAは難しいプログラミングを必要とせず、特別なスキルがなくても導入はできます。

だからってITスキルゼロのまま全部機械に任せてしまおう〜♪というのは破滅フラグでしかありません……。
もしトラブルが起こってしまったら？
問題が発生した場合誰に聞けば解決する？
そもそもいつ解決できる？
何も知識が無ければ対処することができません……。かなしい

かえって手間が増えてしまい「業務効率化とは……？？」となる事態になる恐れも！

「自分、知識無いけど全部任せた！」と息巻いている上司がいたらまた助走をつけてぶん殴っていいと思います。（本日二回目）

ですから事前にしっかり運用後も考えておくことが重要です。
RPAの研修や説明会を行っている企業もあるので、まずは参加してみるのも知識をつけるために良いかもしれません！

と、事前準備や移行方法についてお話ししましたが、「ほ〜んじゃあ実際に導入してるところはどんな感じなのよ？」と気になるところ。
次に実際にRPA導入した企業の事例を見てみましょう!

ECLエージェンシー株式会社さんの事例

船積指示書に指定された情報を伝票に転記し、船会社へ提示する業務をRPAによって自動化しました！
結果、月の作業時間が60時間から15時間と、45時間の短縮につながったそうです！
浮いた時間で１クール12話のアニメを９本も観れますよ！！

また、従来は手作業により生じる転記ミスのチェック作業に神経を使った対応が必要であり、精神的な負荷が大きい業務でした。
しかし自動化後はロボットが一定のルールで処理を行うため、品質向上及びチェック工数の削減ができたそうです。

RPAによる自動化によって、コスト削減にもなり業務も効率化したのは大きな成果ですね！すごい……っ！

今後ECLエージェンシー株式会社さんは、更に範囲を広げて1台あたりの通関コストを1230円から800円程度への削減を目指して、ZEINと共同や、内製での運用を視野にRPA推進に取り組んでいくそうです！

終わりに

長々とRPAの事前準備や移行方法について、それと導入事例についても取り上げてきました。
「自社で取り入れるにはハードルが高い……！」と思っている方、これから導入を検討している方、
正しい知識を持ち、上手にRPAを活用して、この記事が少しでもみなさんの企業の業務効率化への一助となれていたらと思います！

よ〜し！筆者も上司に記事書きのRPA化相談してみるゾ〜〜♪

参考記事：（ECLエージェンシー株式会社様）